「マイナンバー制度ヒヤリハット事例集」とは

鯉のぼり

こんにちは。モモティです。

今回は、マイナンバー(個人番号)に関するヒヤッとする事例や、
ハッとする事例が紹介されている「個人情報保護委員会」の
「ヒヤリハットコーナー」をご紹介します。
まず、マイナンバー(個人番号)を取り扱う時の基本的な
注意点が載せられている「番号制度ヒヤリハット事例集」を
とりあげます。
<番号制度ヒヤリハット事例集>
マイナンバー(個人番号)を取り扱う様々な場面で発生
しやすいヒヤリハット事例を紹介します。
1. 「住民票(写)の「個人番号」欄に記載されている
番号が、マイナンバー(個人番号)であることを知らずに、
住宅ローンの申込みのために金融機関に提出しようとした。」
・住民票(写)や源泉徴収票等の公的書類に記載されて
いる「個人番号」は、マイナンバーですので気を付けましょう。
2.「個人ローンの申込のため、金融機関から住民票(写)
の提出を求められ、マイナンバー(個人番号)の記載
された住民票(写)の交付を申し込んでしまった。」
・マイナンバー(個人番号)が必要ない場合は、個人番号
が記載されない書類を希望 しましょう。
市役所等の窓口で個人番号の記載の有無をよく確認し
ましょう。
・もし個人番号が記載された住民票(写)を受け取って
しまった時に、金融機関等に提出する場合は、個人番号
部分をマスキング しましょう。
3.「人事異動があったので「従業員名簿」を修正し、社内
の電子掲示板に掲示しようとしたところ、誤って同じ
フォルダーに保存していた「個人番号管理簿」を掲示し
そうになった。」
・個人番号を管理するファイルは、他の人事管理ファイル等
とは別フォルダーに保存する方が良いです。
また、公表内容に表計算システムの2ページ目や非表示
部分など、公表できないものが含まれていないか確認し
ましょう。
・インターネット上のホームページはもちろんですが、
社内の電子掲示板などにお知らせなどを掲示する際も、
開示できない内容が含まれていないか良く確認しましょう。
4.「財布を紛失したため、拾得物カウンターに遺失物届
を出す際、財布の内容物を確認され、個人番号の通知
カードが入っていたため、遺失物として「通知カード」
と記載し、あわせて個人番号を記載しそうになった。」
・個人番号の通知カードを紛失したことを届ける際は、
警察を含め、個人番号は記載しないようにしましょう。
なお、通知カードを紛失等した際には、住民票のある
市区町村やマイナンバー総合フリーダイヤル(0120-95-0178)
にご連絡下さい。
5.「個人番号が記入された書類を施錠できるキャビネット
に保管していたが、書類を整理せずに積み重ねていたため、
年度末の文書廃棄の際、廃棄する書類と一緒に捨ててしま
いそうになった。」
・ 厳重に保管しなければならない書類は、ファイリング
するなど一目でわかるように保管しましょう。
・ 保管していた書類を持ち出したり、廃棄したりする
場合は、関係のない書類が混ざっていないか確認しましょう。
今回は、「個人情報保護委員会」の「ヒヤリハットコーナー」
の「番号制度ヒヤリハット事例集」をご紹介しました。
事例1,2でとりあげられている住民票の提出は、日常生活の
いろいろの場面で必要になることが想定されます。
住民票は、発行する自治体により様式が異なりますが、
「個人番号」欄に記載されている番号がマイナンバーです。
提出する住民票はマイナンバーが必要かどうか、よく確認
するようにしましょう。
事例3、5でとりあげられている電子データーや紙のファイル
については普段から他の関連資料と混在しないように注意
する必要があります。
事例4でとりあげられているケースは、うっかり記載しない
ように注意しましょう。
ここでとりあげられた「ヒヤリハット事例」を参考に
類似のケースなど今一度身近で起きる可能性のあることを
見直し、分らないことは確認するようにしましょう。
次回は、「ヒヤリハットコーナー」の「転ばぬ先の事例集」
をご紹介する予定です。
お楽しみに。

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