マイナンバーの保管についての注意点とは

暁光

こんにちは。モモティです。

今回は、「マイナンバーの保管についての注意点とは」
について説明します。
・マイナンバーを含む個人情報である「特定個人情報」は、
 番号法により限定的に明記されている場合以外は保管して
 はならないことになっています。
 たとえ本人が同意したとしても保管はできません。
・個人番号は、番号法により限定的に明記された事務を
 処理するために保管されます。
 したがって、それらの事務を行う必要がある場合に限り、
 特定個人情報を保管し続けることができるとされています。
 しかし、それらの事務を処理する必要がなくなり、法定
 保存期間を経過した場合は、個人番号をできるだけ速やか
 に廃棄または削除しなければならないとされています。
 なお、その個人番号部分を復元できない程度にマスキング
 または削除して保管を継続することは可能とされています。
・個人番号が記載された書類等については、所管法令により
 一定期間、保存が義務づけられているものがあります。
  主な個人番号記載書類の法定保存期間
   ①労災保険に関する書類 (3年)
   ②労働保険の徴収・納付等の関係書類 (3年)
    ③雇用保険の被保険者に関する書類 (4年)
    ④給与所得者の扶養控除等申告書、
     給与所得者の配偶者特別控除申告書、
     源泉徴収票 (7年)
    ⑤健康保険・厚生年金保険に関する書類 (2年)
・従来の個人情報の管理方法とマイナンバーの管理方法の
  最大の違いは「個人番号の廃棄の義務化」が定められた
 ことです。
 民間企業が個人番号を保管してもいいのは、役所に提出
 するために必要なときだけです。
 必要がなくなれば、廃棄しなければなりません。
・必要がなくなれば廃棄せよと定められていますが、問題と
 なるのが上記の書類の法定保存期間です。
 この法定保存期間があるため廃棄する規制の緩和が図られ
 ています。
 ガイドラインでは、「所管法令において定められている
 保存期間を経過した場合は、原則として個人番号をできる
 だけ速やかに廃棄又は削除しなければならない」とされてい
 ます。
 すなはち、書類の法定期間中はデータ削除しなくてもよく、
 削除のタイミングが揃えられています。
 書類の法定保存期間中はデータを持っていてもよいということ
 です。
 実務上は、上記の書類の法定保存期間の7年が一番長くなって
 いるため、7年前に退職した従業員の書類とデータを年に一度
 削除するというのが一般的な取り扱いになると考えられます。
以上、「マイナンバーの保管についての注意点とは」
について説明いたしました。
次回は、「マイナンバーの廃棄についての注意点とは」
についてお話しする予定です。
お楽しみに。

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