マイナンバーの廃棄について

龍安寺

こんにちは。モモティです。

今回は、「マイナンバーの廃棄について」
説明します。
マイナンバーの廃棄は、企業にとって大きな課題
です。
マイナンバーはいつか不要になります。
そして、業務上必要のなくなったマイナンバーの
記載された特定個人情報を保管し続けることは、
禁止されています。
また、マイナンバーに関する制約の1つに「目的
外の保管の禁止」があります。
本来受け取るべきでないマイナンバーの情報を受け
取り、保管することがこれに当たります。
いらなくなった情報は捨てなければなりません。
企業にとってこの情報の廃棄が大きな問題です。
企業においては従業員に関する書類や情報は長期間
保管するのが一般的なようです。
特に従業員に関する人事ファイルや従業員の申告
した書類などは一定期間以上保管していることが多い
と思われます。
また、法定の各種申請書類などは保管期限が定め
られている場合が多く、仮にその期限が過ぎても
将来的に必要になったときのため、永年保管などの

方法で保管している企業が多いと思います。

本来の保管期限以上に保管しているところが多い

ということです。

これらの書類やデータにマイナンバーが記載されて
いると、それは特定個人情報となり、「目的外の
保管」に当たる可能性があります。
従来は、保管期限以上の保管をしていても問題は
なかったのが、現在はマイナンバーの記載のある
書類等は所定の期間保管した後、できるだけ速や
かな廃棄が求められています。
従業員が退職した場合、法定の保存期間が過ぎた後、
その退職者のマイナンバー情報は確実に廃棄しなけ
ればなりません。
もし、その退職者に関する情報の保管が必要であれば、
マイナンバーにかかわる部分だけは削除するといった
対応が必要になります。
以上のような対応をすることは企業にとって大きな負担に

なります。

廃棄の仕方にも注意が必要です。
ガイドラインには、不要になったり保管期間が過ぎた
場合は、マイナンバーをできるだけ速やかに復元でき
ない手段で削除又は廃棄するよう示されています。
そして、具体的な対応方法の例示として焼却、溶解、
シュレッダーやマイナンバー部分のマスキングなど
が示されています。
廃棄の手段についても相当程度の配慮が必要になります。
以上、「マイナンバーの廃棄について」
説明いたしました。
次回は、「マイナンバーを利用するときの注意点」
についてお話しする予定です。
お楽しみに。

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