マイナンバーの記載、送付のルール

白梅

こんにちは。モモティです。

今回は、「マイナンバーの記載、送付のルール」について、
説明いたします。
2016年1月よりマイナンバー制度の運用が開始され
ました。
当面、企業においてマイナンバーを記載する必要のある書類は、
社会保障の分野、税の分野でマイナンバーを記載する必要
のある書類として示しています。
たとえば、弁護士などの外部の専門家に業務を依頼した場合、
税の分野の「報酬等の支払調書」にマイナンバーを記載する

必要があるケースについてみてみましょう。

・外部専門家にマイナンバーを提供してもらう必要があり、
 その依頼文書を送付したところ、依頼文書の中にある
 外部専門家の住所の番地に誤りがあった場合どうでしょう。
 住所に誤りのない場合は、外部専門家が個人識別情報である
 自分の住所・氏名を記載して、個人番号カードの両面のコピー
 をその依頼文書に貼り付けて返送することにより、本人確認が
 されたマイナンバーを受け取ったことになります。
 しかし、住所に誤りがある今回のケースでは外部専門家が
 そのまま個人番号カードの両面のコピーをその依頼文書に貼り付け
 て返送してもらっても手続きは完了しません。正しい住所で
 依頼文書を出し直し、改めて返送してもらう必要があります。
 また、外部専門家が番地を自分で修正して返送してもらったとしても、
 本人確認がされたとは認られないので、住所を正しく記載した依頼
 文書を出し直し、改めて返送してもらう必要があります。
 依頼文書の作成は十分な注意をもって行なわなければなりません。
・次に、外部専門家にマイナンバーの提供を依頼するつもりが、
 誤って全く関係のない他の人のマイナンバーが記載されている
 書類を送付してしまったらどうでしょう。
 この場合、間違いに気がついた時点で、直ちに回収するよう番号法
 で求められています。
 不正を目的としない「うっかりミス」については罰則は適用されない
 ことになっていますが、マイナンバー記載の文書を誤送付しないよう
 しっかりとした管理体制を整備することが求められます。
 2015年10月の所得税法改正により、受給者本人に送付する源泉
 徴収票などへのマイナンバーの記載が不要になるなど、誤送付やあて
 先間違いのリスクは大幅に軽減されてはいますが、十分な注意が必要
 です。
 また、マイナンバーを第三者に知られ、不正使用される可能性がある
 場合には、本人の申請または市区町村長の職権によりマイナンバーを
 変更することはできることになっています。
以上、「マイナンバーの記載、送付のルール」について
説明いたしました。
次回は、「個人情報保護委員会とは」について
お話しする予定です。
お楽しみに。

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